Business m'dame

La surchage de travail n’est pas une fatalité !

Voici le titre de la web-conférence a laquelle j’ai été conviée par l’association des anciens SKEMA Alumni. Je dois avouer qu’au premier abord, je me suis demandée de qui ce moquait on: la meilleure solution pour faire face à une surcharge de travail serait d’être déchargé ! En y réfléchissant une deuxième fois, je me suis fait la réflexion que j’ai le sentiment permanent d’être dépassée par les événements. J’ai toujours eu une excuse pour justifier cela: des études exigeants, un travail prenant, un enfant en bas age, des difficultés personnelles… Le temps passant, ce sentiment est presque devenu normal a-t-elle point que je ne sais plus me définir autrement que dé-bor-dée !

La thématique de la surcharge correspondait donc parfaitement à mon ressenti. Je me suis donc inscrite à cette formation, se déroulant un mardi de 12.30 à 14.00, qui est la seule plage horaire à laquelle je suis disponible (et disposée à l’être).

L’intervenante nous a tout d’abord demander de dresser un état de lieu de notre charge de travail:

  • en chiffrant le nombre d’heures consacré à l’activité,
  • en énumérant le nombre de pauses prises et leurs durées,
  • puis en identifiant les axes principaux de notre fonction. Ce dernier point devait nous mener à déterminer les activités réalisées et à les regrouper en maximum six catégories.

Les axes principaux sont ceux qui définissent notre fonction, et qui doivent être traités en priorité (même sur les urgences). La surcharge se caractérise lorsque nous ne traitons plus que l’urgence et non plus l’essence de notre fonction. N’est donc réellement urgent que ce qui a trait à notre travail.

Nous sommes encouragés à déterminer notre tableau des priorités, et dégager ce qui doit être traité et planifié. Ceci est le premier levier de lutte contre le sentiment de surcharge.

Le deuxième levier consiste à prendre soin de soi, de son corps et de son énergie. Mme Frecon aborde le point de la chronobiologie et nous encourage à prendre conscience de nos propres besoins pour nous organiser au mieux dans la journée.

Elle nous demande également d’identifier les symptômes du stress (agacement, énervement, impossibilité à se concentrer, pensées négatives…) et de recenser les moyens de lutter contre ces phénomènes (respirations, méditation/relaxation, alterner les phases de crispation des muscles et de relâchement, ou se concentrer sur ancrages d’événements heureux). Enfin, se recentrer sur ses axes principaux afin de ne pas se laisser déborder par les situations. Carine Frecon préconise de prendre « rendez-vous avec soi-meme », afin de se concentrer sur les dossiers de fond et d’avancer sur ce qui caractérise la fonction. Ces plages doivent nous rendre indisponible à ce qui n’est pas essentiel.

Le sentiment de surcharge ayant trait avec la problématique de l’organisation, il est souhaitable:

  • de ne pas rédiger de mails en dehors de la plage horaire 9h-18h,
  • de ne pas se connecter à sa messagerie pro le week-end,
  • de décider collectivement de la répartition de la charge de travail.

 

Voici les six conseils qui nous sont donnés:

  • tenir son emploi du temps par écrit,
  • préparer sa TO-DO list la veille,
  • fixer des limites aux taches
  • planifier sa journée à 60% de taches essentielles, 20% seront consacrés aux impondérables et 20% au relationnel,
  • organiser les taches de façon à ce qu’elles soient liées entre elles (ne pas switcher en permanence).
  • évaluer le risque lié au non-traitement d’une urgence, et éventuellement déléguer.

Afin d’évaluer la progression, nous pouvons noter sur notre agenda les « succès » et éventuellement les récompenses associées.

Nos comportements et réactions à l’environnement de travail ne sont que la phase immergées de l’iceberg: le choix du métier ou de l’environnement, l’adéquation entre nos valeurs et celles de l’environnement professionnel sont des notions à explorer pour améliorer notre quotidien.

En conclusion, j’ai pris les décisions suivantes:

  • faire ma TO-DO list pour la semaine, en limitant les taches à 5h / jour afin d’avoir le temps de faire face aux impondérables,
  • continuer à aller au Pilates 1h par semaine, et  aller marcher 1 fois par semaine également,
  • évaluer systématiquement le degré d’urgence et la nécessité de répondre avant toute réaction.

Vous pouvez vous inscrire aux prochaines webconferences et webateliers sur le site de Skema Alumni.

Vous pouvez egalement accéder à la conference de Robert Dils sur la PNL ici.

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